Noor Québec est un organisme communautaire qui fédère ses membres autour d'activités et d'événements. Comme beaucoup d'OBNL, sa croissance s'est heurtée à un mur : la gestion administrative des adhésions, faite à la main.
Situation — avant
Les inscriptions arrivaient de partout : formulaires papier, courriels, messages. Résultat :
- Saisie manuelle des nouveaux membres, répétée chaque mois
- Aucune base centralisée : la liste des membres vivait dans plusieurs fichiers
- Confirmations d'adhésion envoyées à la main, avec plusieurs jours de délai
- Pas d'espace en ligne où les membres retrouvent l'information
Le temps de l'équipe bénévole partait dans l'administratif plutôt que dans la mission.
Solution — ce que HKSmartVision a livré
Un système complet, branché sur des outils simples et hébergé au Canada :
- Un site web clair avec un espace membre protégé
- Un formulaire d'adhésion en ligne qui alimente directement une base de données centralisée
- Des courriels de confirmation et de relance automatiques — plus aucune saisie ni envoi manuel
- Un hébergement au Canada, conforme à la Loi 25
L'adhésion devient une chaîne automatique : le membre remplit le formulaire → il est enregistré → il reçoit sa confirmation immédiatement.
Résultats
- Le processus d'adhésion fonctionne sans intervention manuelle
- Toutes les adhésions sont centralisées au même endroit
- Confirmation immédiate au lieu de plusieurs jours
- Les membres disposent enfin d'un espace dédié